Το Τμήμα Σπουδών ενημερώνει αμέσως την αρμόδια Διεύθυνση του Ελληνικού Υπουργείου Εξωτερικών και αυτή με τη σειρά της τις αρμόδιες αρχές του εξωτερικού για τους υποτρόφους που θα χρειαστούν βίζα για το διάστημα διεξαγωγής του Προγράμματος αναφέροντας και τον αριθμό διαβατηρίου που οι ίδιοι, με δική τους ευθύνη, έχουν συμπληρώσει στην αίτησή τους. Η χορήγηση ή όχι βίζας είναι αποκλειστικά θέμα της ελληνικής διπλωματικής αρχής του εξωτερικού και το Τμήμα Σπουδών δεν μπορεί να παρέμβει.