Τα δικαιολογητικά που κατατίθενται με την αίτηση, μετά το πέρας της διαδικασίας αποστέλλονται στο αρχείο και μόνο ο ίδιος ο υποψήφιος ή εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπός του μπορεί να τα αποσύρει για εκ νέου χρήση. Κάθε νέα αίτηση πρέπει να συνοδεύεται από πλήρη φάκελο δικαιολογητικών για να θεωρείται πλήρης.